Lisää vaikuttavuutta: 5 vinkkiä tuloksekkaampaan varainhankintaan

Olen ollut tekemisissä useamman voittoa tavoittelemattoman järjestön kanssa. Kaikilla on ollut oma tapansa kerätä varoja, olla yhteydessä omiin sidosryhmiinsä ja huolehtia tiedonkulusta. Huomioni kiinnitti näissä organisaatioissa tietojen käsittelyn puute – dataa oli, mutta sen analysointi ja hyödyntäminen jäivät tekemättä. Päätökset lähestymistavoista ja menetelmistä perustuivat vahvasi mututuntumaan.

Datan analysoiminen ja sen perusteella toiminnan kehittäminen on nykyään varsin helppoa. Miten teidän järjestössänne hyödynnetään dataa sidosryhmistä ja toiminnan tukijoista? Tässä viisi vinkkiä datan tuloksiksi muuttamiseen.

Vinkki 1: Kaikki tiedot yhteen paikkaan

Kun joku ryhtyy yhdistyksenne tukijaksi, keräätte hänestä varmaankin tietoja ylös. Hyvin usein tiedot kerätään paperille ja arkistoidaan sellaisenaan tai kirjoitetaan sähköiseen taulukkoon. Ennen pitkää toiminnan tukija päättää lopettaa tukemisen. Hänen tietonsa ovat edelleen arkistossa ja yhdistyksen tiliotteesta voi nähdä, että tukeminen on loppunut. Tilanteeseen ei yhdistyksestä välttämättä kuitenkaan reagoida, sillä tiedot ovat hajallaan monessa eri paikassa.

Vinkki 2: Reagoi muutoksiin

Tiliotteen tiedot tukemisesta ja henkilötiedot paperiarkistossa tai sähköisessä taulukossa ovat eri paikoissa. Nykyään nuo tiedot voitaisi helposti yhdistää asiakkuudenhallintajärjestelmään ja saada tieto heti, jos viikoittainen tai kuukausittainen tuki loppuu. Tällöin yhdistyksen edustaja saa suoraan asiasta ilmoituksen ja voi soittaa henkilölle, joka tukemisen juuri lopetti ja tiedustella syitä ja kysyä josko henkilöä kiinnostaisi ryhtyä uudelleen toiminnan tukijaksi.

Tällä tavoin saadaan kaikki irti siitä tiedosta, mikä jo olemassa on yksinkertaisesti ja helposti. Voidaan pysyä ajan tasalla jokaisen asiakkaan tiedoista ja tarvittaessa reagoida, jos havaitaan oleellisia muutoksia.

Vinkki 3: Yhdistele tietoa uudella tavalla

Tämä on vain yksi esimerkki siitä, miten tiedon yhdistäminen voi hyödyttää yhdistyksesi toimintaa. Toiminnan tukijoista kerätään yleensä monenlaista tietoa kuten ikä, asuinpaikka ja niin edelleen. Jos seuraa säännöllisesti minkälaiset tahot ryhtyvät toimintaa tukemaan, saa markkinointiin ja viestintään lisätehokkuutta kohdentamalla yleisölle, joka selkeästi on toiminnan tukemisesta kiinnostunut.

Jos esimerkiksi huomaa, että tietyn postinumeron alueella on erityisen paljon lahjoittajia, kannattaa varainhankintatoimintaa kohdistaa erityisesti kyseiselle alueelle.

Vinkki 4: Hallitse tietoa keskitetysti

Kaikkien näiden hyötyjen saavuttamiseksi on vain rakennettava (helppokäyttöinen!) järjestelmä, johon tiedot on helppo kirjata ja jonka avulla niitä on helppo yhdistellä. Usein järjestelmän käyttöönotto muodostuukin kynnykseksi tiedon keräämisessä. Päässä liikkuu ajatus, että tällaiset järjestelmät ovat kalliita, eikä niiden kustannuksia saada ikinä takaisin vaikka toiminnan tukeminen lisääntyisi. Maailma on kuitenkin pullollaan erilaisia pienikustanteisia ratkaisuja tähän pulmaan. Esimerkiksi Salesforce tarjoaa omaa asiakkuudenhallintajärjestelmäänsä yleishyödyllisille yhdistyksille Suomessa ja vielä maksutta aina 10 käyttäjään asti ja sen jälkeen n. 20 % normaalihinnasta.

Vinkki 5: Panosta käyttöönottoon

Järjestelmästä saadaan täysi hyöty vain, jos se rakennetaan huolella juuri käyttötarkoituksiinsa JA käyttäjilleen sopivaksi. Jotta kaikki tieto saadaan yhteen paikkaan ajantasaisesti analysoitavaksi, tulee käyttäjien kokea järjestelmä hyödylliseksi ja mahdollisimman vaivattomaksi. Tämä saattaa vaatia käyttöönottovaiheessa hieman tarkempaa pohdintaa, joka sitten realisoituu järjestelmän helppokäyttöisyytenä.

Lopputulos

Kokemukseni on, että oikein toteutettuna asiakkuudenhallintajärjestelmä tuottaa tyytyväisempiä myynnin työntekijöitä ja selkeämmän näkökulman toiminnan kattavuudesta ja laajuudesta.